2022年5月30日

2020年から続く新型コロナウイルスによる影響で行動制限などが実施された結果、社会全体で急速なデジタル化が進みました。製品の取扱説明書など多言語翻訳を必要とするマニュアルのオンライン化は、印刷コストを抑えるだけでなく、ユーザーエクスペリエンス(UX)の向上にも役立ちます。

PDFでは不十分?オンライン(HTML)マニュアルの有効性

取扱説明書や使用マニュアルなどをPDFファイル形式で自社のWEBサイトに掲載しているという企業様も多いのではないでしょうか。PDFであれば、お客様がパソコンやスマートフォンからマニュアルを閲覧する場合でもインターネットで簡単にアクセスできます。ただ、近年は家電をはじめとするコンシューマー向け商品においてはスマートフォンからのアクセスが増えているため、小さな画面上で操作を行う場合が多く、PDFを閲覧するのは少し不便です。

画面が狭いため全体的にページが縮小され、文字や図などが小さくなって読みづらい場合があります。指で画面をピンチアウトして拡大することも可能ですが、ページごとに拡大しながら読み進めていくのは手間がかかります。また、マニュアルが数百ページにわたる場合、目的のページまでにスクロールするか、ページ数を入力して移動する必要があり、時間がかかるのもネックです。

ユーザーエクスペリエンスを高めるオンラインマニュアル

HTML化されたオンラインマニュアルであれば、読み手側のスマートフォンの画面サイズに応じてページを表示させることが可能です。文字や図形が見やすいのはもちろん、知りたい情報のキーワードを入力して検索し、必要な情報をピンポイントで呼び出すことができます。

ユーザー側から見たカスタマーサポートの快適性は、製品自体の性能に直接関わるものではありませんが、ユーザーエクスペリエンス(UX)においては重要なファクターとなります。ユーザーエクスペリエンスとは、ユーザーが享受する体験すべてを表し、製品を通して得られる感動や印象なども含まれます。マーケティングを考える上で、欠かせない要素として注目を集めるようになってきました。マニュアルをHTML化してオンラインマニュアルを制作することも、ユーザーエクスペリエンスの向上、最適化に大きく貢献しています。

オンラインマニュアルを作成するためのCMS

マニュアルをHTML化してオンラインマニュアルを制作する際には、いくつかの方法があります。既存のWEB技術を使用して新たに一から制作するか、オンラインマニュアル専用のソフトウェアを使用しますが、ソフトウェアの中には、CMS(コンテンツ管理システム)の機能を持つものもあります。

当社では、オンラインマニュアルの制作に強みを持つCMS(MadCap)を使った制作に加えてソフトウェアの導入サポートも含めたサービスを提供しています。

専用のCMSを使用する場合にはさまざまなメリットがあります。テンプレートによる自動レイアウトを行うことで作業工数のスリム化や納期の短縮なども可能になります。内容の改訂が必要な場合、これまでは多くの手順を必要としていましたが、短時間で反映できるのもHTML化されたオンラインマニュアル運用の利点です。さらに、多言語翻訳にも対応する機能があらかじめ搭載されており、翻訳コストの抑制にもつながります。また、1つのデータを複数人で同時に作業することも可能になります。

CMSについて、詳しくは下記のページでもご紹介しています。
取り扱い説明書のオンライン化が加速!CMSを活用しよう

オンラインマニュアルを資産と考え、運用することが大切

オンラインマニュアルの導入やシステムの運用は、コストダウンや納期の短縮など、企業側のメリットが大きいことに加え、ユーザーエクスペリエンスを向上させるという意味でも、HTML化されたオンラインマニュアルは欠かせないものになりつつあります。

オンライン化を進めるにあたっては、計画から運用までに1〜2年近くを要する場合もあり、安定的に運用するまでには数年かかるケースもあります。取扱説明書などマニュアルのオンライン化を検討している企業様は、早めに着手されてはいかがでしょうか。

当社はWEBの制作会社としても数々の受注実績があり、多言語翻訳から制作のワンストップ体制があります。多言語HTMLマニュアルの制作や、翻訳データを企業の資産として捉え、運用することについての懸念にも、御社にとって最適なプランを長期的な視点でご提案します。ぜひご相談ください。